Przejdź do treści 
Od 1 stycznia 2026 r. sektor publiczny, a od 1 maja 2026 r. również sektor prywatny muszą stosować nowe zasady ustalania stażu pracy. Wprowadzone na mocy nowelizacji ogłoszonej 21 października 2025 r., przepisy wprowadzają rewolucyjne zmiany w katalogu okresów uwzględnianych przy naliczaniu stażu, co bezpośrednio wpłynie na prawo do urlopu, dodatków stażowych, nagród jubileuszowych i wielu innych świadczeń.
W niniejszym artykule przybliżamy, na czym polegają zmiany, jakie wyzwania stawiają przed pracodawcami i jak skutecznie się do nich przygotować.
Czym jest staż pracy i dlaczego jego naliczanie jest tak ważne?
Staż pracy to nie tylko metryka „ile lat ktoś pracuje”. To podstawa dla wielu uprawnień pracowniczych, w tym:
- wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni),
- dodatków za wysługę lat (np. stażowych w sektorze publicznym),
- nagród jubileuszowych,
- kolejności uprawnień przy zwolnieniach grupowych,
- prawa do dodatkowych świadczeń określonych w regulaminach wewnętrznych.
Dlatego błędy w naliczaniu stażu pracy mogą prowadzić do sporów sądowych, korekt wynagrodzeń i negatywnego wpływu na budżet firmy. Aby ich unikną warto zapisać się na szkolenia z naliczania stażu pracy
Co się zmienia w przepisach od 2026 roku?
Najistotniejsze zmiany obejmują:
Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy:
Do stażu pracy zaliczać się będą m.in.:
- okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B),
- umowy-zlecenia i agencyjne,
- współpraca z osobą prowadzącą działalność,
- wybrane okresy zawieszenia działalności (np. z tytułu opieki nad dzieckiem),
Zmiana nie obejmuje umów o dzieło - te w dalszym ciągu nie będą brane pod uwagę.
Jak nowe przepisy wpłyną na uprawnienia pracowników?
1. Urlop wypoczynkowy
Po osiągnięciu 10-letniego stażu pracy pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu. Nowe przepisy mogą sprawić, że więcej osób wcześniej uzyska ten przywilej - np. ci, którzy wcześniej pracowali „na zleceniu” lub jako samozatrudnieni.
2. Nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe
W sektorze publicznym i wielu regulaminach zakładowych funkcjonują dodatki stażowe przyznawane po określonej liczbie lat pracy. Zmiana zasad może oznaczać:
- konieczność wypłaty zaległych dodatków lub ich wyrównania,
- przyspieszenie terminu przyznania nagród jubileuszowych.
3. Świadczenia uzależnione od stażu
W tym m.in. dodatkowe dni wolne, świadczenia socjalne, pierwszeństwo przy awansach - nowe zasady mogą zmienić kwalifikację pracownika do danego progu uprawnień.
Najczęstsze problemy w praktyce i jak im zapobiec
Problem 1: Brak spójnych danych kadrowych
Rozwiązanie:
- audyt danych kadrowych i okresów zatrudnienia,
- aktualizacja systemów HR i dokumentów pracowniczych.
Problem 2: Wątpliwości przy zaliczaniu umów cywilnoprawnych
Rozwiązanie:
- przygotowanie wewnętrznych wytycznych dot. kwalifikacji,
- konsultacja z prawnikiem,
- gromadzenie zaświadczeń z ZUS.
Problem 3: Nakładanie się okresów
Rozwiązanie:
- stosowanie zasady niesumowania okresów równoległych,
- uwzględnianie wariantu korzystniejszego dla pracownika.
Problem 4: Zmiana wymiaru urlopu po aktualizacji stażu
Rozwiązanie:
- przeliczenie urlopów po dostarczeniu dokumentów,
- poinformowanie pracowników o nowych zasadach i ich wpływie.
Kto musi działać i kiedy?
Pracodawcy muszą dostosować się do zmian od 2026 roku, co obejmuje:
- aktualizację wzorów umów i informacji dla nowo zatrudnionych,
- przegląd i ewentualną korektę obowiązujących regulaminów pracy i wynagradzania,
- konfigurację systemów kadrowo-płacowych,
- szkolenie zespołów HR i kadr.
Ważne: to pracownik musi zainicjować ponowne przeliczenie stażu, dostarczając wymagane dokumenty. Pracodawca ma wtedy obowiązek ich uwzględnienia i odpowiedniego przeliczenia świadczeń.
Chcesz mieć pewność, że nie popełnisz kosztownych błędów?
Skorzystaj z eksperckiego szkolenia online:
Rewolucyjne zmiany w stażu pracy - zaliczenie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy - nowe przepisy i ich wpływ na uprawnienia pracownicze
Szkolenie prowadzone przez eksperta, który przeanalizuje:
- jak prawidłowo naliczać staż pracy po zmianach,
- jak aktualizować dokumentację i systemy kadrowe,
- jak zabezpieczyć się przed roszczeniami pracowników i błędami kadrowymi.
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów o stażu pracy to nie tylko zmiana formalna, ale realne wyzwanie operacyjne i kadrowe dla pracodawców. Wpływa na prawa pracownicze, wymiar urlopu czy świadczenia. Aby uniknąć błędów i kosztownych korekt, niezbędne jest:
- przeprowadzenie audytów danych,
- aktualizacja regulaminów i systemów HR,
- przeszkolenie działów kadrowych.
Udział w profesjonalnym szkoleniu z naliczania stażu pracy, takim jak to oferowane przez Centrum Verte, może być kluczowe w zapewnieniu zgodności z przepisami i sprawnej realizacji nowych obowiązków kadrowych.
